PCCircuit | Panduan Teknologi Informasi

ERP (Enterprise Resource Planning)

Seorang direktur sebuah perusahaan besar setiap hari harus memantau kinerja perusahaan, mulai dari praproduksi, produksi, hingga distribusi. Belum lagi masalah kesejahteraan karyawan, pajak, dan lain-lain. Untung ada ERP. Dengannya, seluruh kinerja dan aset perusahaan dapat dipantau dari sebuah monitor.

Dalam sebuah perusahaan besar, terdapat banyak sistem untuk masing-masing departemen, seperti perencanaan (planning), produksi (manufacturing), distribusi (distribution), pengangkutan (shipping), dan keuangan (accounting). Enterprise resource planning (ERP) menyatukan semuanya dalam sebuah sistem, yang didesain untuk melayani masing-masing departemen.

ERP sebenarnya lebih merupakan metodologi ketimbang sebuah software, meski ia menggabungkan beberapa aplikasi software ke dalam sebuah interface. Sebuah sistem ERP menjangkau beberapa atau semua departemen dalam perusahaan. Dalam beberapa kasus, ERP bahkan berhubungan langsung dengan sistem dari perusahaan mitra atau pemasok, yang menghadirkan fungsi tambahan seperti supply chain management.

Integrasi Data dan Proses

Integrasi merupakan kunci dari sebuah sistem ERP. Tujuan utama ERP adalah mengintegrasikan data dan proses dari setiap departemen dalam sebuah perusahaan, dan menyatukannya untuk kemudahan akses dan alur kerja. ERP biasanya menyempurnakan integrasi dengan membuat satu database, yang melayani beberapa modul software dari setiap departemen.

Jadi, sebuah sistem ERP selalu berbasis pada satu database umum, dan desain software modular. Satu database umum ini digunakan oleh semua departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut haruslah dapat diandalkan (reliable), dapat diakses (accessible), dan mudah dibagikan (easily shared).

Sementara, desain software modular memungkinkan perusahaan untuk memilih modul-modul yang mereka butuhkan, serta memadupadankannya (mix and match) dengan modul-modul dari vendor yang berbeda. Perusahaan juga dapat membuat dan mengembangkan modul sendiri. Inilah dasar sebuah sistem ERP: integrasi data dan proses dalam satu database dengan desain software modular.

Idealnya memang, data dari beberapa fungsi bisnis telah terintegrasi. Namun dalam praktiknya, sebuah sistem ERP bisa terdiri dari serangkaian aplikasi yang berlainan, mengelola data yang berlainan pula, namun menyimpannya dalam satu fisik database. Sebuah sistem ERP yang ideal adalah ketika digunakan satu database yang menyimpan seluruh data dari modul software yang berbeda. Adapun modul-modul software tersebut biasanya terdiri dari:

Manufacturing – beberapa fungsi di dalamnya mencakup: rekayasa (engineering), kapasitas (capacity), manajemen alur kejar (workflow management), pengendalian mutu (quality control), spesifikasi bahan (bills of material), proses produksi (manufacturing process), dan lain-lain.

Financial – menjalankan fungsi-fungsi: rekening pengeluaran (accounts payable), rekening penerimaan (account receivable), aset tetap (fixed assets), buku besar dan manajemen kas (general ledger and cash management), dan lain-lain.

Human Resources – manfaat (benefits), pelatihan (training), daftar gaji (payroll), waktu dan kehadiran (time and attendance), dan lain-lain.

Supply Chain Management – inventaris (inventory), perencanaan rantai pasokan (supply chain planning), penjadwalan pemasok (supplier scheduling), pemrosesan tagihan (claim processing), catatan pesanan (order entry), pembelian (purchasing), dan lain-lain.

Projects – pembiayaan (costing), penagihan (billing), manajemen aktivitas (activity management), waktu dan biaya (time and pengeluaran), dan lain-lain.

Customer Relationship Management – penjualan dan pemasaran (sales and marketing), pelayanan (service), upah (commissions), kontak pelanggan (customer contact), dukungan pusat panggilan (call center support), dan lain-lain.

Data Warehouse – biasanya modul ini dapat diakses oleh para pelanggan, pemasok, dan karyawan perusahaan.

Implementasi ERP

Sistem ERP memiliki cakupan yang sangat luas dan luar biasa kompleks bagi banyak perusahaan besar. Implementasi sebuah sistem ERP pasti akan memerlukan perubahan penting pada staf dan praktik kerja.

Salah satu ciri paling penting yang sebaiknya dimiliki sebuah organisasi ketika mengimplementasi sistem ERP adalah kepemilikan proyek tersebut. Karena begitu banyak perubahan terjadi dan berdampak luas terhadap hampir setiap individu dalam perusahaan, penting untuk memastikan bahwa semua orang yang sepakat dan akan membantu mewujudkan proyek tersebut dan menjadikan sistem ERP baru itu berhasil.

Biasanya, perusahaan menggandeng vendor ERP atau perusahaan konsultan untuk mengimplementasikan sistem ERP kostumasi mereka. Ada tiga tipe layanan profesional yang tersedia untuk implementasi sebuah sistem ERP, yakni konsultasi (consulting), penyesuaian atau kostumasi (customization), dan dukungan (support).

Informasi Lebih Lanjut