PCCircuit | Panduan Teknologi Informasi

Hapus Data Tersembunyi

Anda bisa menggunakan Document Inspector untuk mencari dan menghapus data tersembunyi, dan informasi pribadi pada dokumen Word yang dibuat pada Office Word 2007, dan versi sebelumnya.

Gunakan Document Inspector sebelum Anda membagi dokumen Word Anda:

1. Buka dokumen Word yang ingin Anda cari data tersembunyi dan informasi pribadi.

2. Klik Microsoft OfficeButton, klik Save As, dan kemudian ketik nama pada boks File name untuk menyimpan salinan dokumen Anda yang asli. Klik Save. Sebaiknya gunakan Document Inspector pada salinan dokumen asli, karena Anda tidak selalu bisa mengembalikan data yang dihapus Document Inspector.

3. Pada salinan dokumen asli, klik Microsoft Office Button, pilih Prepare, dan kemudian klik Inspect Document.

4. Pada kotak dialog Document Inspector, beri tanda centang untuk memilih jenis data tersembunyi yang ingin dicari. Klik Inspect.

5. Lihat hasil inspeksi pada kotak dia log Document Inspector. Klik Remove All. di sebelah hasil inspeksi jenis data tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen. Perlu diingat bahwa Anda tidak bisa mengembalikan data tersembunyi yang dihapus dengan menggunakan perintah Undo.

6. Klik Close.

0 com

Membuka File untuk Dibaca Saja

Jika Anda tidak mau pembaca secara tidak sengaja mengubah file, Anda bisa menampilkan prompt yang pada waktu file dibuka akan menyarankan, tapi tidak mengharuskan, pembaca membuka file sebagai read-only. File read-only bisa dibaca atau di-copy.

Jika dilakukan perubahan ke file read-only, perubahan hanya bisa disimpan dengan nama file baru:

1. Klik Microsoft Office Button, dan kemudian klik Save As.

2. Klik Tools, dan kemudian klik General Options.

3. Beri tanda centang Read-only recommended. Klik OK.

4. Klik Save. Jika diminta, klik Yes untuk meng-update file existing dengan setting read-only.

0 com

Membatasi Angka Desimal

Anda bisa menggunakan data validasi untuk mengontrol jenis data atau nilai yang dimasukkan user ke dalam sel.

Sebagai contoh, misalkan Anda ingin membatasi angka desimal yang boleh dimasukkan:

1. Pilih satu atau beberapa sel yang ingin divalidasi. Pada tab Data, di grup Data Tools, klik Data Validation. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Settings. Pada boks Allow, pilih Decimal.

2. Pada boks Data, pilih batasan yang Anda inginkan. Sebagai contoh, untuk mengeset batas atas dan bawah, pilih between. Masukkan maksium, minimum, atau nilai tertentu yang diperbolehkan. Anda juga bisa memasukkan formula yang menghasilkan suatu nilai. Sebagai contoh, untuk mengeset batas maksimum komisi dan bonus 6% dari penjualan salesman pada sel E1, pilih less than or equal to pada boks Data, dan masukkan formula =E1*6% pada boks Maximum.

3. Untuk menentukan bagaimana Anda menangani nilai kosong (null), pilih atau hilangkan tanda centang pada Ignore blank. Catatan: jika Anda menggunakan nilai dari suatu range sel, dan ada sel kosong di dalam range tersebut, dengan mencentang Ignore blank, maka nilai apa pun bisa dimasukkan ke sel yang divalidasi. Ini juga berlaku untuk setiap sel yang digunakan dalam formula validasi; jika ada sel acuan yang kosong, dengan mencentang Ignore blank, maka nilai apa pun bisa dimasukkan ke sel yang divalidasi.

4. Jika diperlukan, Anda bisa menampilkan pesan input pada waktu sel diklik. Klik tab Input Message. Pastikan Show input message when cell is selected di centang. Masukkan judul, dan isi pesan.

5. Sekarang, tentukan bagaimana respon Excel pada waktu data yang salah dimasukkan. Klik tab Error Alert, dan pastikan Show error alert after invalid data is entered dicentang.

6. Pilih salah satu opsi berikut untuk boks Style: (i) Information untuk menampilkan pesan informasi yang tidak melarang dimasukkannya data yang salah; (ii) Warning untuk menampilkan pesan peringatan yang tidak memperbolehkan dimasukkannya data yang salah; (iii) Stop untuk mencegah dimasukkannya data yang salah. Masukkan judul dan isi pesan (sampai 225 karakter). Catatan: jika Anda tidak memasukkan judul atau isi, maka judul yang akan dipergunakan adalah “Microsoft Excel”, dan isi pesan-nya adalah “The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell”.

7. Tes validasi data untuk memastikan sudah bekerja dengan baik. Coba masukkan data yang valid dan invalid ke sel untuk memastikan setting yang Anda buat sudah bekerja sesuai yang diharapkan, dan pesan Anda tampil pada saat yang ditentukan.

0 com

Mengedit Workbook yang Di-Share

Untuk mengedit workbook yang di-share, semua user harus mempunyai salah satu aplikasi berikut pada komputer mereka: Microsoft Office Excel, Microsoft Excel 97 atau lebih tinggi, atau Microsoft Excel 98 atau lebih tinggi untuk Macintosh:

1. Klik Microsoft Office Button, dan kemudian klik Open. Pada Address bar, cari lokasi di mana workbook yang di-share berada, dan kemudian klik workbook tersebut. (Pada komputer yang menjalan Microsoft Windows XP, di boks Look in, cari lokasi di mana workbook yang di-share berada, dan kemudian klik workbook tersebut.) Klik Open. Anda juga bisa langsung ke lokasi jaringan di mana workbook yang di-share berada, dan klik ganda workbook tersebut untuk membukanya.

2. Klik Microsoft Office Button, dan kemudian klik pada Excel Options.

3. Pada kategori Popular, di bawah Personalize your copy of Office, di boks User name, masukkan nama yang ingin Anda gunakan sebagai identitas Anda di workbook tersebut, dan kemudian klik OK.

4. Masukkan, dan edit data pada worksheet seperti biasa.

5. Buat filter dan setting cetak yang ingin digunakan oleh Anda sendiri. Setiap setting user secara default disimpan terpisah. Anda juga bisa menggunakan filter atau setting cetak yang dibuat oleh pemilik workbook setiap membuka workbook. Untuk melakukannya pada tab Review, di grup Changes, klik Share Workbook.

6. Pada tab Advanced, di bawah Include in personal view, hilangkan tanda centang pada boks Print settings atau Filter Settings, dan kemudian klik OK. Untuk menyimpan perubahan ke workbook, dan melihat perubahan oleh user lain sejak kali terakhir Anda simpan, klik Save pada Quick Access Toolbar, atau tekan Ctrl + S.

0 com

Memproteksi Elemen Workbook

Pengamanan workbook secara keseluruhan berbeda dengan pengamanan workbook. Untuk mencegah user supaya tidak bisa mengubah, memindahkan, atau menghapus data penting dari workbook, Anda bisa memproteksi elemen workbook, dengan atau tanpa password.

Untuk memproteksi elemen workbook:

1. Pada tab Review, di grup Changes, klik Protect Workbook, dan kemudian klik Protect Structure and Windows.

2. Di bawah Protect workbook for, lakukan salah satu atau kedua hal berikut: (i) Untuk memproteksi struktur workbook, beri tanda centang boks Structure. (ii) Supaya ukuran dan posisi jendela workbook tetap sama setiap kali workbook dibuka, beri tanda centang Windows.

3. Supaya user tidak bisa menghilangkan proteksi workbook, pada boks Password (optional), ketik password, klik OK. Password ini bersifat opsional. Jika Anda tidak memberi password maka setiap user bisa membuka workbook, dan mengubah elemen yang diproteksi. Pastikan Anda memilih password yang mudah diingat karena jika lupa, Anda tidak bisa mengakses elemen workbook yang diproteksi.

4. Lalu ketik ulang password sebagai konfirmasi, dan kemudian klik OK.

0 com

Mengeset Password untuk Mengubah Dokumen

Selain mengunci dokumen Word, Anda juga bisa menggunakan password untuk mencegah orang lain tidak bisa mengubahnya.

Untuk melakukannya : (ingat selalu password Anda. Jika lupa, Microsoft tidak bisa mencarinya. Tulis dan simpan password di tempat yang aman dan jauh.)

1. Klik tombol Microsoft Office, dan kemudian klik Save As. Klik Tools, dan kemudian klik General Options.

2. Lakukan salah satu atau kedua hal berikut: (i) Jika Anda mau orang tersebut memasukkan password dulu sebelum melihat dokumen, ketik password pada boks Password to open. Secara default, fitur ini menggunakan enkripsi. Tapi tidak seperti perintah Encrypt Document, Anda tidak bisa mengetik sampai 255 karakter, hanya sampai 15 karakter. (ii) Jika Anda mau orang tersebut memasukkan password sebelum menyimpan perubahan ke dokumen, ketika password pada boks Password to modify. Fitur ini tidak menggunakan enkripsi apa pun. Ini didesain supaya Anda bisa berkolaborasi dengan orang yang Anda percaya. Fitur ini bukan didesain untuk membuat file Anda lebih aman. Catatan: Anda bisa membuat dua password – satu untuk mengakses file,dan satu lagi untuk mengubah isinya. Pastikan kedua password tidak sama.

3. Jika Anda tidak mau orang tersebut mengubah file secara tidak sengaja, beri tanda centang Read-only Recommended (pada waktu membuka file, mereka akan ditanya apakah ingin melihat file saja), dan kemudian klik OK.

4. Pada waktu diminta, ketik lagi password Anda sebagai konfirmasi, dan kemudian klik OK.

5. Pada kotak dialog Save As, klik Save. Jika ditanya, klik Yes untuk menimpa dokumen existing.

0 com

Sharing Workbook

Misalkan unit kerja Anda menangani beberapa proyek, dan harus tahu status proyek yang lain. Untuk itu, Anda bisa menggunakan workbook yang di-share untuk memonitor status proyek.

Semua orang yang terlibat bisa memasukkan informasi proyek mereka ke workbook yang sama:

1. Buat workbook baru, dan masukkan data yang ingin Anda sediakan, atau buka workbook existing yang ingin disediakan untuk multiuser editing. Catatan: tidak semua fitur didukung pada workbook yang di-share. Jika Anda ingin menyertakan fitur berikut, Anda harus memasukkan mereka sebelum menyimpan workbook sebagai shared workbook: sel yang di-merger, format kondisional, validasi data, grafik, gambar, hyperlink, skenario, outline, subtotal, tabel data, PivotTable, proteksi workbook dan worksheet, dan macro. Anda tidak bisa melakukan perubahan terhadap fitur tersebut, setelah men-share workbook.

2. Pada tab Review, di grup Changes, klik Share Workbook. Pada tab Editing, beri tanda centang boks Allow changes by more than one user at the same time. This allow workbook merging.

3. Pada tab Advanced, pilih opsi yang ingin Anda gunakan untuk monitoring dan update perubahan, dan kemudian klik OK.

4. Ketik nama pada boks File name. Pada Address bar, pilih lokasi yang bisa diakses oleh user yang dimaksud, dan kemudian klik Save. Anda harus menggunakan folder jaringan yang di-share, bukan web server. (Pada komputer yang menjalankan Windows XP, di boks Save, pilih lokasi yang bisa diakses oleh user yang dimaksud, dan kemudian klik Save.)

0 com

Enkrip untuk Membuka Workbook

Anda bisa menggunakan password untuk mencegah orang lain supaya tidak bisa membuka workbook Excel. Gunakan password yang terdiri dari kombinasi huruf besar dan kecil, angkat, dan simbol. Password juga minimal harus delapan karakter.

Untuk mengenkripsi dan mengeset password untuk membuka workbook, lakukan langkah berikut:

1. Klik tombol Microsoft Office, pilih Prepare, dan kemudian klik Encrypt Document.

2. Pada kotak dialog Encrypt Document, di boks Password, ketik password Anda, dan kemudian klik OK. Anda bisa mengetik sampai 255 karakter. Secara default, fitur ini menggunakan enkripsi 128-bit.

3. Pada boks Reenter password, ketik lagi password, dan kemudian klik OK.

4. Untuk menyimpan password, simpan file.

0 com

Mengeset Password untuk Mengubah Workbook

Selain mengunci dokumen Word, Anda juga bisa menggunakan password untuk mencegah orang lain tidak bisa mengubahnya.

Untuk melakukannya: (ingat selalu password Anda. Jika lupa, Microsoft tidak bisa mencarinya. Tulis dan simpan password di tempat yang aman dan jauh.)

1. Klik tombol Microsoft Office, dan kemudian klik Save As. Klik Tools, dan kemudian klik General Options.

2. Lakukan salah satu atau kedua hal berikut: (i) Jika Anda mau orang tersebut memasukkan password dulu sebelum melihat workbook, ketik password pada boks Password to open. Secara default, fitur ini menggunakan enkripsi. Tapi tidak seperti perintah Encrypt Document, Anda tidak bisa mengetik sampai 255 karakter, hanya sampai 15 karakter. (ii) Jika Anda mau orang tersebut memasukkan password sebelum menyimpan perubahan ke workbook ketika password pada boks Password to modify. Fitur ini tidak menggunakan enkripsi apa pun. Ini didesain supaya Anda bisa berkolaborasi dengan orang yang Anda percaya. Fitur ini bukan didesain untuk membuat file Anda lebih aman. Catatan: Anda bisa membuat dua password – satu untuk mengakses file, dan satu lagi untuk mengubah isinya. Pastikan kedua password tidak sama.

4. Pada waktu diminta, ketik lagi password Anda sebagai konfirmasi, dan kemudian klik OK.

5. Pada kotak dialog Save As, klik Save. Jika ditanya, klik Yes untuk menimpa workbook existing.

0 com

Enkrip dan Mengeset Password untuk Membuka Dokumen

Anda bisa menggunakan password untuk mencegah orang lain membuka dokumen Word Anda.Gunakan password yang terdiri dari kombinasi huruf besar dan kecil, angkat, dan simbol. Password juga minimal harus delapan karakter.

Untuk mengenkripsi dan mengeset password untuk membuka dokumen, lakukan langkah berikut:

1. Klik pada tombol Microsoft Office, pilih Prepare, dan kemudian klik Encrypt Document.

2. Pada kotak dialog Encrypt Document, di boks Password, ketik password Anda, dan kemudian klik OK. Anda bisa mengetik sampai 255 karakter. Secara default, fitur ini menggunakan enkripsi 128-bit.

3. Pada kotak dialog Confirm Password, di boks Reenter password, ketik lagi password Anda, dan kemudian klik OK.

4. Untuk menyimpan password, simpan file.

0 com

Berkomputer Hemat Listrik

Beberapa tahun ke belakang ini, istilah green mulai mencuat, semenjak adanya isu pemanasan global yang dialami oleh Bumi. Semenjak itu pula, banyak pihak yang mulai perhatian terhadap dampak pemanasan global dengan cara menerapkan strategi atau membuat produk yang lebih ramah lingkungan.

Sebenarnya, banyak sekali cara untuk mengurangi dampak pemanasan global. Contohnya dengan memanfaatkan tenaga matahari atau menggunakan mobil elektrik. Tapi tentu tidak semua orang sanggup mengaplikasikan cara tersebut, karena masalah biaya.

Namun ada satu cara di mana Anda bisa turut mengurangi masalah pemanasan global, yaitu dengan mengubah gaya hidup Anda, dalam hal ini tentu saja gaya hidup berkomputer kita. Mungkin Anda tidak menyadari, dengan menyalakan komputer selama berjam-jam padahal komputer tersebut belum tentu dipakai, Anda sudah turut mengambil andil dalam pemanasan global dan pemborosan energi. Padahal jika Anda mematikannya saat sedang tidak dipakai, Anda bisa turut menyelamatkan lingkungan sekaligus menghemat biaya.

Di Workshop kali ini, kita akan mencoba mempraktikkan beberapa strategi dan cara untuk menghemat kegiatan berkomputer kita, sekaligus memberikan sedikit sumbangsih terhadap lingkungan.

Untuk Keterangan lebih lanjut silakan download file PDF-nya.